Pengertian Surat Resmi : Ciri, Fungsi, Struktur Bagian, Jenis dan Contohnya

Posted on

Pengertian Surat Resmi : Ciri, Fungsi, Struktur Bagian, Jenis dan Contohnya – Surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak yang lain. Ada berbagai jenis surat salah satunya adalah surat resmi, apa yang dimaksud dengan surat resmi? Agar lebih memahaminya, kali ini kita akan membahas tentang pengertian surat resmi, ciri, struktur bagian, macam macam jenis dan contoh surat resmi secara lengkap.

Baca Juga : Pengertian Surat

Pengertian Surat Resmi

Pengertian surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Definisi surat resmi (official letter) adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya. Meski surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tersebut tetap dibuat sesuai dengan aturan tertentu. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi adalah surat undangan pernikahan.

Surat resmi disebut juga surat dinas yaitu salah satu media komunikasi dalam bentuk tulisan yang digunakan dalam situasi formal/resmi dan dibuat sesuai dengan aturan-aturan tertentu yang sudah ada. Surat ini digunakan oleh perusahaan, perorangan, organisasi, maupun instansi baik itu perusahaan milik pemerintah maupun swasta.

Ciri Ciri Surat Resmi

Berikut ini ciri atau karakteristik surat resmi, diantaranya yaitu:

  • Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
  • Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
  • Tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
  • Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
  • Selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan dan lampiran jika ada.
  • Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
  • Penggunaan ragam bahasa resmi
  • Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
  • Ada aturan format baku
  • Bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku
  • Membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu
  • Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/intended block

Baca Juga :  Pengertian Surat Pribadi

Fungsi Surat Resmi

Fungsi surat resmi diantaranya yaitu:

  • Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, seperti penyampaian gagasan atau pemikiran.
  • Sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
  • Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
  • Sebagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga. Itu sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data di kemudian hari.
  • Sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

Meski saat ini sudah ada email (surat elektronik) dan lain sebagainya, peran surat resmi dalam bentuk print out masih tetap dibutuhkan untuk keperluan tertentu, baik untuk keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan dan keperluan lainnya.

Struktur Bagian Surat Resmi

Beberapa bagian penting yang harus dilengkapi dalam penulisan surat resmi atau urutan bagian surat resmi:

Kepala Surat (Kop Surat)

Kop surat terdiri dari:

  • Logo instansi/lembaga
  • Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
  • Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
  • No. Telephone/fax, dan email instansi/ lembaga

Baca Juga : Pengertian Surat Dinas

Nomor Surat

Setiap instansi/lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan. Lebih singkatnya, nomor surat adalah urutan surat yang dikirimkan.

Tanggal Surat

Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Hal ini berfungsi sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut. Penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat.

Lampiran atau Hal

Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.

Alamat Tujuan

Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat. Penulisannya jangan gunakan kata kepada.

Salam Pembuka

Kata pembuka surat resmi baku dan formal dengan bahasa yang sopan. Dalam penulisannya diakhiri tanda koma.

Isi Surat

Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku. Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

Salam Penutup

Salam penutup ini bertujuan untuk menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

Baca Juga :  Pengertian Surat Niaga

Tanda Tangan Pengirim Surat

Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan juga jabatan pengirim surat atau penanggungjawab.

Tembusan

Tembusan surat berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan. Tembusan bisa dibuat jika surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.

Jenis Jenis Surat Resmi dan Contohnya

Berikut ini macam macam jenis surat resmi diantaranya yaitu:

Surat Keputusan

Surat keputusan adalah jenis surat resmi yang bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. jenis surat keputisan diantaranya surat keputusan pengangkatan karyawan tetap, surat keputusan kenaikan jabatan pegawai, surat keputusan universitas, surat keputusan kepala sekolah, surat keputusan lomba, surat keputusan organisasi kepermudaan, surat keputusan wisuda dan lain sebagainya.

Baca Juga : Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Contoh Surat Keputusan

[su_spoiler title=”Contoh Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap” open=”yes” style=”simple” icon=”chevron”]

CV. Tetap Jaya Abadi
Jl. Garuda 112, Lampung
Telp. 1234567 Fax. 021345678

Surat Keputusan
No. 394/SK/Sep/2019

Berdasarkan penilaian kami terhadap kinerja saudara Nadia Artia dari masa percobaan mulai bekerja hingga masa kerja terakhir, maka kami memutuskan bahwa:

Terhitung mulai tanggal 12 September 2019, Saudara Nadia Artia diangkat menjadi karyawan CV. Tetap Jaya Abadi sebagai manager divisi pemasaran. Berikut adalah tanggung jawab dan hak yang akan Anda tanggung dan dapatkan:

  • Melakukan penjualan produk yang diproduksi maupun didistribusikan oleh CV. Tetap Jaya Abadi
  • Mengunjungi outlet maupun kantor cabang secara rutin untuk melakukan inspeksi
  • Menerima gaji sebesar Rp3.000.000 per bulan
  • Berusaha mencapai target penjualan sirup buah melon sebanyak 300 botol setiap bulannya
  • Menerima penghasilan tambahan berupa bonus yang sesuai dengan jumlah penjualan yang bisa ditingkatkan.

Demikian surat pengangkatan yang kami terbitkan dan bisa dilaksanakan sebaik mungkin.

Ditetapkan di Lampung
Pada Tanggal 10 September 2019

Mengetahui,

Pimpinan CV. Tetap Jaya Abadi
[/su_spoiler]

Baca Juga : Pengertian Surat Kuasa

Surat Permohonan

Surat permohonan adalah jenis surat resmi yang digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

Contoh Surat Permohonan

[su_spoiler title=”Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana” open=”yes” style=”simple” icon=”chevron”]
Nomor : 221/VI/2019
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : Permohonan Bantuan Dana

Kepada :

Yth. Bapak/Ibu

Di Tempat

Assalamualaikum wr.wb.,

Segala puji bagi Allah SWT yang telah mencurahkan rahmat dan hidayah-Nya. Yang telah memberikan kita rizqi dari arah yang tidak disangka-sangka. Semoga kita diberi kesehatan, sehingga bisa beraktivias seperti biasanya.

Seperti yang sudah dibahas pada bulan lalu di Desa Tambah Jaya yang telah disepakati oleh semua warga, bahwa pada bulan depan akan dilaksanankan pembangunan penambahan area Masjid Baitul Rahman , maka kami selaku panitia ingin memohon bantuannya kepada Bapak/Ibu sekalian atau semua masyarakat yang ingin menyumbangnya dengan ikhlas.

Adapun rincian yang di butuhkan dalam pembangunan masjid ialah Rp.10.000.000; dengan perkiraan sebagai berikut:

1. Biaya pembelian semen 20 sak Rp. 2.000,000;

2. Biaya pembelian batu bata 2000 pcs Rp. 5,000,000

3. Biaya tukang Rp. 3,000,000

Demikian surat permohonan ini kami buat.

Atas waktu dan perhatiannya kami ucapkan terima kasih. dan semoga amal ibadah kita diterima Allah SWT, aamiin.

Wassalamualaikum Wr. Wb

Desa Tambah Jaya, 30 Agustus 2019

Sekretaris

Rahmat Hidayat
[/su_spoiler]

Baca Juga : Pengertian Surat Pengunduran Diri

Surat Perintah

Surat Perintah adalah surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.

Contoh Surat Perintah

[su_spoiler title=”Contoh Surat Perintah Kerja Guru Untuk Mengikuti Pelatihan” open=”yes” style=”simple” icon=”chevron”]

PEMERINTAH KABUPATEN PRINGSEWU
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI PRINGSEWU
Alamat : Jl. Jend. Sudirman No. 1 Kecamatan Gadingrejo Kabupaten Pringsewu

SURAT TUGAS
Nomor : 589/1345/04/SMAN-2/2018

Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala Sekolah Menengah Negeri Pringsewu Kecamatan Gadingrejo Kabupaten Pringsewu memberikan tugas kepada :

Nama : Hildayani, S. Pdi
NIP : 98765432
Pangkat/Gol. : Penata Muda/IIIB
Jabatan : Guru
Unit Kerja : SMA Negeri Pringsewu

Untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Peningkatan Mutu Guru Mata Pelajaran Pendidikan Jasmani yang akan dilaksanakan di Dinas Pendidikan Provinsi Lampung mulai tanggal 2 September 2019 s/d 7 September 2019.

Demikian surat tugas ini diberikan untuk dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan setelah selesai mengikuti kegiatan di mohon untuk menyampaikan laporan secara tertulis.

Pringsewu, 18 Maret 2018
Kepala SMA Negeri Pringsewu,

Ahmad Zaenal, M. Pd
[/su_spoiler]

Baca Juga : Pengertian Surat Pembaca

Surat Kuasa

Surat kuasa adalah jenis surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.

Contoh Surat Kuasa

[su_spoiler title=”Contoh Surat Kuasa Tanah” open=”yes” style=”simple” icon=”chevron”]

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: M. Musa
Umur: 60 tahun
Pekerjaan: Pengusaha
Alamat: Warga Tambahrejo RT / RW. 001/001 kel. Tambahrejo, Kec. Gadingrejo

Dengan ini memberikan kuasa kepada:

Nama: Irvansyah
Umur: 40 tahun
Pekerjaan: Pengusaha
Alamat: Jl. Muda 06, No. 21, Gadingrejo Pringsewu

K H U S US

Untuk dan atas nama majikan memberikan penguatan untuk melayani:

Terletak di Desa Wonorejo, Kec. Gunung Agung Tulang Bawang dengan luas 2.500 M2 dan luas 9.077 M2 (fotokopi sertifikat terlampir)
Kedua bidang tanah berada di atas jalan pembangunan TOL
Bernegosiasi dengan pihak terkait
Menerima pembayaran untuk biaya jalan tol di atas tanah yang disebutkan di atas
Lakukan sesuatu yang terkait dengan hal di atas
Surat kuasa ini harus digunakan sesuai kebutuhan.
[/su_spoiler]

Baca Juga : Pengertian Surat Berharga

Surat Panggilan/Undangan

Surat panggilan atau undangan adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain-lain.

Contoh Surat Panggilan

[su_spoiler title=”Contoh Surat Panggilan” open=”yes” style=”simple” icon=”chevron”]

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI PRINGSEWU
Jln. Merdeka II No. 3, Pringsewu
LAMPUNG

Nomor : 11/BP/X/12 16 Maret 2012
Hal : Panggilan
Sifat : Penting

Yth. Orang Tua dari Nanda Apriansyah
di tempat

Dengan hormat,

Kami bermaksud untuk memanggil orang tua dari :

Nama : Nanda Apriansyah
Kelas : XII AP 2
NIS : 098756

Untuk hadir pada :
Hari : Senin
Tanggal : 2 September 2019
Waktu : 10.00 WIB – 12.00 WIB
Tempat : Gedung Seni

Untuk membicarakan masalah nilai raport karena banyak nilai yang belum kompeten. Harap panggilan ini untuk tidak diwakili.

Demikian surat panggilan ini disampaikan untuk mendapat perhatian.

Lampung, 30 Agustus 2019

Ka. Bid. Kesiswaan
a.n Kepala SMKN Pringsewu
Dra. SIti Ubadiiyah

NIP. 123.456.789

Tembusan :
Kepala SMKN PRINGSEWU
[/su_spoiler]

Baca Juga : Pengertian Surat Sosial

Contoh Surat Undangan OSIS

[su_spoiler title=”Contoh Surat Undangan OSIS” open=”yes” style=”simple” icon=”chevron”]

OSIS SMKN Pringsewu
Jl. Pemuda No.12 Pringsewu

Nomor : 02/OSIS/III/18 Pringsewu, 2 September 2019
Lamp. : –
Hal : Undangan Pekan Olahraga

Yth. Pengurus OSIS
SMKN Pringsewu
Jl. Pemuda No.12 Pringsewu

Dengan Hormat,
Sehubungan dengan berakhirnya tahun ajaran 2019/2020, saya selaku ketua OSIS SMKN Pringsewu memohon kehadiran para pengurus OSIS dalam mengikuti beragam perlombaan yang diselenggarakan pada:

Hari : Kamis, 5 September 2019 – Senin, 9 September 2019
Waktu : Pukul 08.30 WIB s/d selesai
Tempat : Lapangan SMKN Pringsewu
Acara : Pekan Olahraga

Dikarenakan acara tersebut penting, diharapkan agar seluruh pengurus dapat hadir tepat waktu.

Hormat Saya
(tanda tangan)
Tata Afita
Ketua OSIS

[/su_spoiler]

Surat Edaran

Surat edaran adalah jenis surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian.

Baca Juga : Pengertian Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

Contoh Surat Edaran Sekolah

[su_spoiler title=”Contoh Surat Edaran Sekolah” open=”yes” style=”simple” icon=”chevron”]

SMA Negeri Lampung
Jl. Pelajar No. 14 Lampung
No. Telp. (027) 0000000

Yogyakarta, 23 Februari 2018

No : 007/SMAN Lampung/012/2018
Lampiran : –
Perihal : Undangan

Yth. Orang tua / Wali Murid
Kelas XII SMA Negeri Lampung
Lampung

Dengan hormat,

Dalam rangka peningkatan pengetahuan para siswa-siswi SMA Negeri Lampung, khususnya kelas XII. Melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, hendak mengadakan kegiatan Study Tour. Kegiatan ini juga bertujuan untuk mengenalkan secara langsung mengenai ilmu yang dipelajari selama di ruang kelas. Sehingga para siswa-siswi diharapkan dapat mengaplikasikannya di kehidupan nyata.

Adapun acara tersebut akan di laksanakan pada :

Hari/Tanggal: Senin, 2 September
Pukul : 07.00 s.d. 17.00 WIB
Tempat : Lampung
Acara: Penelitian bentang alam

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah
SMAN Lampung,

Susi Susanti, SPd.
[/su_spoiler]

Demikian pembahasan tentang pengertian surat resmi, ciri, struktur bagian, macam macam jenis dan contoh surat resmi secara lengkap. Semoga bermanfaat dan jangan lupa ikuti postingan lainnya.