Pengertian Surat : Fungsi, Ciri, Tujuan, Struktur Bagian, Macam Macam Jenis dan Contohnya – Dalam bahasa Indonesia kita mempelajari tentang surat, apa yang dimaksud dengan surat? Bagaimana cara menulis surat yang baik? Agar lebih memahaminya, kali ini kita akan membahas tentang pengertian surat menurut para ahli dan umum, fungsi, sejarah, macam macam jenis, ciri, tujuan, struktur bagian, cara penulisan dan contohnya secara lengkap.
Pengertian Surat Secara Umum
Pengertian surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak yang lain.
Baca Juga : Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Definisi surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim.
Surat juga dapat diartikan sebagai salah satu alat komunikasi yang cara penyampainya secara tertulis baik oleh individu maupun organisasi/instansi lain kepada pihak tertentu yang bertujuan untuk memberikan informasi.
Pengertian Surat Menurut Para Ahli
Pratama (1997:1)
Menurut Pratama, Surat adalah sebuah alat atau sarana yang difungsikan untuk mengambil informasi juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya, baik itu dilakukan atas nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan atau pun juga sebuah organisasi.
Ys. Mario (2000:15)
Menurut Ys. Mario, Surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu ke pada pihak yang lain.
Yose Rizal (2003:2)
Menurut Yose Rizal, Surat adalah alat yang digunakan untuk dapat menyampaikan maksud dengan secara tertulis atau sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.
Agus Sugiarto (2005:2)
Menurut Agus Sugiarto, Surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Lebih jelasnya, Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.
Djoko Purwanto
Menurut Djoko Purwanto, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.
Prajudi Atmosudirdjo
Menurut Prajudi Atmosudirdjo, Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.
Diana Nababan
Menurut Diana Nababan, Surat adalah suatu alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.
Iis Sopyan
Menurut Iis Sopyan, Surat adalah suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.
Baca Juga : Pengertian Surat Kuasa
J. Wajong
Menurut J. Wajong, Surat adalah pernyataan/ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.
Sugeng Rusmiwari
Menurut Sugeng Rusmiwari, Surat adalah alat komunikasi yang menggunakan bahasa tulisan dalam kertas yang sangat erat kaitannya dengan aktivitas manusia.
LG.Wursanto
Menurut LG.Wursanto, Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya.
Suhanda Panji
Menurut Suhanda Panji, Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedutaan dalam organisasi kantor.
Fungsi Surat
Fungsi surat diantaranya yaitu:
- Sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikir dan gagasan.
- Sebagai alat komunikasi tertulis.
- Sebagai wakil atau duta.
- Sebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu.
- Sebagai alat bukti tertulis.
- Sebagai alat pengingat.
- Sebagai bukti historis.
- Sebagai pedoman kerja.
Sejarah Surat di Dunia
Pada awalnya, surat berisi dokumen-dokumen perintah yang bisas dikirimkan dari suatu tempat ke tempat lain dengan menggunakan kuda atau kereta kuda. Pada sekitar tahun 2000 SM, sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir.
Baca Juga : Pengertian Surat Pengunduran Diri
Terjadi pertukaran kebudayaan antara Mesir dan Babilonia, pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran. Selain itu, mereka juga membungkus pesan dengan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan sistem pengiriman pesan yang terintegrasi. Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae.
Di Tiongkok, pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou pada 1122-1121 SM. Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan mengenai dokumen pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius 9 mil atau 14,5 kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas pada masa pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202-220 SM saat Tiongkok berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan pos mereka.
Di India, perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran Mauryan (322-185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan sistem pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum lainnya. Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana. Selain itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah-tanah yang mereka punya dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati pos. Terkadang masyarakat awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang tinggal berjauhan.
Sedangkan Kerajaan Romawi, membangun sistem pelayanan pos paling canggih pada tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus. Jangkauan sistem pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar provinsi. Kebutuhan ini memunculkan pembangunan jalan pos dengan beberapa stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap 170 mil atau 270 kilometer dalam periode waktu 24 jam. Akan tetapi pada akhirnya sistem ini tidak mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah surat yang dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut pada abad ke-9 di Eropa.
Baca Juga : Pengertian Surat Pembaca
Perposan di Indonesia sudah dimulai sejak zaman Kerajaan Majapahit, Sriwijaya, dan Tarumanegara dalam bentuk tertulis atau surat menyurat. Huruf yang digunakan yaitu huruf Palawa. Surat-surat beredar di kalangan biarawan dan bangsawan seiring dengan masuknya Hindu dan Buddha di Indonesia. Pada waktu itu surat dibuat mengunakan batu, kayu, maupun kertas (merujuk pada bahan-bahan seperti kulit bambu yang diiris tipis-tipis dan menggunakan daun lontar).
Jenis-Jenis Surat Beserta Contohnya
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan jika digolongkan berdasarkan pemakaiannya bisa dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
Surat Pribadi
Pengertian surat pribadi adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat bisa berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi, diantaranya yaitu:
- Tidak menggunakan kop surat
- Tidak ada nomor surat
- Salam pembuka dan penutup bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
- Format surat bebas
Sistematika Surat Pribadi
Adapun sistematika tersebut sebagai berikut :
- Tempat dan tanggal pembuatan surat, Contoh: Jakarta, 12 April 2011
- Tujuan/alamat surat, Contoh: Sahabatku Tria di Kota Tapis Lampung
- Salam pembuka, Contoh : Assalamu’alaikum Wr.Wb., Salam manis, Salam kangen.
- Pembuka surat/paragraf pembuka, Contoh: Hai, bagaimana keadaanmu sekarang? …
- Isi surat/paragraf isi, Contoh: Ternyata sudah tiga bulan aku pindah ke Lampung….
- Penutup surat/paragraf penutup, Contoh: Ndra, suratku sampai di sini dulu, ya….
- Salam penutup, Contoh: Wassalamu’alaikum Wr.Wb., salam manis selalu, salam
- Nama pengirim dan tanda tangan, Contoh: Sahabatmu, Chyntia.
Selain itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat pribadi, yaitu:
- Dalam menulis tanggal surat, harus mencantumkan nama kota tempat kamu menulis surat, tanggal, bulan, dan tahun menulis surat. Penulisan tempat dan tanggal surat ini diletakkan di sudut kanan atas.
- Dalam menulis alamat surat, minimal harus mencantumkan nama orang yang dituju. Bisa juga diikuti nama kota tempat tinggalnya atau sebutan untuk kota tempat tinggalnya.
- Dalam menulis pembuka surat/paragraf pembuka, bisa menggunakan kata sapaan khusus, seperti halo, hai, temanku yang imut, kakakku yang ganteng.
- Dalam menulis isi surat, bisa menggunakan bahasa yang sesuai dengan keinginan, tapi tetap memperhatikan etika dan santun berbahasa kepada orang yang dikirimi surat.
Baca Juga : Pengertian Surat Berharga
Surat Resmi
Pengertian surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi, diantaranya yaitu:
- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
- Penggunaan ragam bahasa resmi
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
- Ada aturan format baku
Bagian bagian surat resmi:
Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- Logo instansi/lembaga
- Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
- Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
- Hal, berupa garis besar isi surat
- Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
- Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
- Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
Baca Juga : Pengertian Surat Sosial
Penutup surat
Penutup surat, berisi:
- Salam penutup
- Jabatan
- Tanda tangan
- Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
- Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
Surat Niaga
Pengertian Surat Niaga adalah suatu surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh seseorang atau badan usaha/ perusahaan untuk keperluan niaga atau bisnis. Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.
Ciri-ciri surat niaga diantaranya yaitu: selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan; dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik; menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian; menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti; cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.
Jenis-jenis surat niaga diantaranya yaitu surat penawaran, surat penagihan, surat penerimaan, surat pesanan,suarat pernyataan keberatan, surat aduan, surat edaran, surat tagihan, surat telegram dan penegasannya.
Adapun fungsi dan tujuan surat niaga, diantaranya yaitu
- Sebagai wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian.
- Sebagai alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap kali diperlukan.
- Bisa menjadi wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya.
- Dapat digunakan sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
- Bisa menjadi alat untuk promosi
Ada beberapa hal penting yang wajib diperhatikan saat membuat surat niaga, diantaranya yaitu:
- Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut. Misalnya membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut berdasarkan adanya penawaran.
- Menyebutkan jenis dan jumlah produk/ jasa yang akan dipesan. Disarankan membuat daftar pesanan dengan rapih agar mudah memeriksanya.
- Menyebutkan cara pengiriman barang/jasa yang ingin dipesan.
- Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/jasa tersebut.
- Perlu menyebutkan bagaimana cara packing yang diinginkan.
Surat Dinas
Surat dinas adalah jenis surat digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas, diantaranya:
- Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
- Format surat tertentu
Adapun fungsi Surat Dinas diantaranya yaitu menjadi bukti tertulis misalnya kesepakatan, pemberian izin, dan pengambilan keputusan; menjadi arsip dalam suatu instansi baik pemerintah maupun swasta; menjadi sejarah dalam perkembangan suatu perusahaan; sebagai dokumen legal bagi setiap instansi; sebagai tanda adanya suatu kegiatan dalam instansi tertentu.
Surat Lamaran Kerja
Pengertian surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
- Tempat dan tanggal pembuatan surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Hal atau perihal
- Alamat tujuan
- Salam pembuka
- Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
Paragraf pembuka
Isi surat
Paragraf penutup - Salam penutup
- Tanda tangan dan nama terang
Baca Juga : Pengertian Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
Macam-Macam Surat Berdasarkan Pengelompokkannya
Berdasarkan Pembuatan Surat
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu:
- Surat pribadi yang isinya bersifat setengah resmi. Contohnya surat lamaran pekerjaan, surat ijin untuk tidak masuk sekolah / kantor / kuliah dan lain-lain.
- Surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaan. Contohnya surat untuk sahabat, surat perkenalan, surat untuk orangtua dan keluarga, dan lain-lain.
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang menyangkut masalah tugas dalam sebuah organisasi baik itu suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi lainnya. Contoh surat resmi, misalnya surat dari bendahara perusahaan kepada bagian akuntan publik atau audit keuangan yang bertugas memantau kondisi keuangan dari perusahaan tersebut.
Berdasarkan Pesan Surat
Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau organisasi perusahaan yang isinya menyangkut kepentingan niaga atau bisnis. Contohnya surat permintaan barang/jasa dan lain-lain
Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal-soal kedinasan.
Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi informasi, masalah atau berita dalam lingkup keluarga atau kekeluargaan. Misalnya surat untuk kakak, tante atau saudara yang menginformasikan bahwa dirinya akan segera melangsungkan pernikahan dan sejenisnya.
Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Contoh surat setengah resmi yaitu permohonan IMB, surat lamaran kerja dan surat permohonan cuti.
Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial. Contohnya surat yang dikeluarkan oleh panti asuhan kepada pihak-pihak tertentu yang berisi permintaan untuk menjadi donatur bagi panti asuhan tersebut atau surat yang dikeluarkan sebuah karang taruna untuk kerja bakti.
Surat Pengantar
Surat Pengantar ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai referensi/pengatur seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.
Berdasarkan Wujud Surat
Telegram
Telegram adalah suatau tulisan, tanda atau berita yang dikirimkan dari jarak jauh melalui pesawat bernama telegraf.
Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat.
Baca Juga : Pengertian Surat Izin Tempat Usaha (SITU)
Warkat Pos
Warkat pos adalah selembar kertas yang dibuat secara khusus, sehingga jika kertas tersebut dilipat akan menjadi semacam sampul yang bagian dalamnya bisa digunakan untuk menulis isi surat.
Kartu Pos
Kartu pos adalah selembar surat yang biasanya terbuat dari kertas karton dengan ukuran kira-kira 20 cm x 30 cm yang bisa digunakan untuk menulis surat yang isinya pendek dan tidak mengandung suatu kerahasiaan yang perlu dijaga karena pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab pesan berada pada halaman terbuka.
Surat Elektronik
Surat elektronik adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer/handphone (menggunakan internet/jaringan seluler). Contoh surat elektronik adalah email dan lain-lain.
Berdasarkan Pengertian Umum
Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Namun untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat ini, sering kali surat ini disalah gunakan untuk mengirim sebuah ancaman.
Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka. Biasanya surat ini tidak bersampul dan penyampaiannya diedarkan secara terbuka.
Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui/dilihat oleh pihak lain.
Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
Surat Biasa (dengan jumlah pembaca 1 orang/spesifik)
Surat biasa adalah jenis surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.
Surat Edaran
Surat edaran adalah jenis surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan.Terkadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang bisa disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.
Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau berbagai pihak (khalayak umum) yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Contohnya pengumuman kelulusan tes atau penerimaan pegawai.
Berdasarkan Pengiriman Surat
Surat Biasa (berdasarkan lama pengiriman)
Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan, biasanya surat biasa sampai ke tangan penerima yang dituju dalam waktu 3-7 hari. seandainya waktu pengiriman molor pun biasanya tidak mengakibatkan efek yang fatal.
Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, namun tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
Surat Kilat
Surat kilat adalah jenis surat yang pesannya harus bisa disampaikan/diterima pada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut perlu direspon dengan cepat. Biasanya surat jenis ini sampai ke tangan penerima yang dituju dalam waktu kurang dari 24 jam.
Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
Surat Biasa (Ruang lingkup tidak dibatasi)
Berdasarkan ruang lingkup surat, Surat biasa adalah jenis surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.
Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan pada bawahan atau sebaliknya di dalam sebuah kantor untuk meminta informasi atau data yang dibutuhkan.
Memorandum/ Memo
Memo atau pesan ringkat adalah pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. Memo ini biasanya dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo.
Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
Surat Biasa (Isi pesan dapat diketahui oleh umum)
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya surat undangan atau surat edaran.
Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya bersifat rahasia, tapi skala kerahasiaannya tidaklah setinggi atau sebesar surat yang tergolong sebagai ‘sangat rahasia’. Untuk surat golongan ini bisa dicontohkan surat dari sebuah perusahaan perbankan kepada seorang nasabahnya, yang berisi laporan keuangan dari saldo milik nasabah atau deposito milik sang nasabah.
Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang tidak boleh jatuh ke tangan orang lain atau pihak lain yang tidak berkepentingan dengan isi surat tersebut, karena isinya yang memang sangat rahasia. Misalnya surat yang berisi rahasia negara atau suatu rahasia perusahaan tertentu.
Surat Konfidensial
Surat konfidensial adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju atau pihak yang dituju oleh pengirim surat tersebut. Contohnya surat yang dikirim oleh seorang bupati kepada seorang kepala desa.
Demikian artikel pembahasan tentang pengertian surat menurut para ahli dan umum, fungsi, sejarah, macam macam jenis, ciri, tujuan, struktur bagian, cara penulisan dan contohnya secara lengkap. Semoga bermanfaat