Pengertian Surat Resmi : Ciri, Fungsi, Struktur Bagian, Jenis dan Contohnya – Surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak yang lain. Ada berbagai jenis surat salah satunya adalah surat resmi, apa yang dimaksud dengan surat resmi? Agar lebih memahaminya, kali ini kita akan membahas tentang pengertian surat resmi, ciri, struktur bagian, macam macam jenis dan contoh surat resmi secara lengkap.
Baca Juga : Pengertian Surat
Pengertian Surat Resmi
Pengertian surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Definisi surat resmi (official letter) adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.
Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya. Meski surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tersebut tetap dibuat sesuai dengan aturan tertentu. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi adalah surat undangan pernikahan.
Surat resmi disebut juga surat dinas yaitu salah satu media komunikasi dalam bentuk tulisan yang digunakan dalam situasi formal/resmi dan dibuat sesuai dengan aturan-aturan tertentu yang sudah ada. Surat ini digunakan oleh perusahaan, perorangan, organisasi, maupun instansi baik itu perusahaan milik pemerintah maupun swasta.
Ciri Ciri Surat Resmi
Berikut ini ciri atau karakteristik surat resmi, diantaranya yaitu:
- Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
- Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
- Tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
- Selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan dan lampiran jika ada.
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
- Penggunaan ragam bahasa resmi
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
- Ada aturan format baku
- Bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku
- Membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu
- Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/intended block
Baca Juga : Pengertian Surat Pribadi
Fungsi Surat Resmi
Fungsi surat resmi diantaranya yaitu:
- Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, seperti penyampaian gagasan atau pemikiran.
- Sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
- Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
- Sebagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga. Itu sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data di kemudian hari.
- Sebagai bukti historis dan bukti kronologis.
Meski saat ini sudah ada email (surat elektronik) dan lain sebagainya, peran surat resmi dalam bentuk print out masih tetap dibutuhkan untuk keperluan tertentu, baik untuk keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan dan keperluan lainnya.
Struktur Bagian Surat Resmi
Beberapa bagian penting yang harus dilengkapi dalam penulisan surat resmi atau urutan bagian surat resmi:
Kepala Surat (Kop Surat)
Kop surat terdiri dari:
- Logo instansi/lembaga
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- No. Telephone/fax, dan email instansi/ lembaga
Baca Juga : Pengertian Surat Dinas
Nomor Surat
Setiap instansi/lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan. Lebih singkatnya, nomor surat adalah urutan surat yang dikirimkan.
Tanggal Surat
Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Hal ini berfungsi sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut. Penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat.
Lampiran atau Hal
Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.
Alamat Tujuan
Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat. Penulisannya jangan gunakan kata kepada.
Salam Pembuka
Kata pembuka surat resmi baku dan formal dengan bahasa yang sopan. Dalam penulisannya diakhiri tanda koma.
Isi Surat
Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku. Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
Salam Penutup
Salam penutup ini bertujuan untuk menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.
Baca Juga : Pengertian Surat Niaga
Tanda Tangan Pengirim Surat
Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan juga jabatan pengirim surat atau penanggungjawab.
Tembusan
Tembusan surat berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan. Tembusan bisa dibuat jika surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.
Jenis Jenis Surat Resmi dan Contohnya
Berikut ini macam macam jenis surat resmi diantaranya yaitu:
Surat Keputusan
Surat keputusan adalah jenis surat resmi yang bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. jenis surat keputisan diantaranya surat keputusan pengangkatan karyawan tetap, surat keputusan kenaikan jabatan pegawai, surat keputusan universitas, surat keputusan kepala sekolah, surat keputusan lomba, surat keputusan organisasi kepermudaan, surat keputusan wisuda dan lain sebagainya.
Baca Juga : Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Contoh Surat Keputusan
Baca Juga : Pengertian Surat Kuasa
Surat Permohonan
Surat permohonan adalah jenis surat resmi yang digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.
Contoh Surat Permohonan
Baca Juga : Pengertian Surat Pengunduran Diri
Surat Perintah
Surat Perintah adalah surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.
Contoh Surat Perintah
Baca Juga : Pengertian Surat Pembaca
Surat Kuasa
Surat kuasa adalah jenis surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.
Contoh Surat Kuasa
Baca Juga : Pengertian Surat Berharga
Surat Panggilan/Undangan
Surat panggilan atau undangan adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain-lain.
Contoh Surat Panggilan
Baca Juga : Pengertian Surat Sosial
Contoh Surat Undangan OSIS
Surat Edaran
Surat edaran adalah jenis surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian.
Baca Juga : Pengertian Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
Contoh Surat Edaran Sekolah
Demikian pembahasan tentang pengertian surat resmi, ciri, struktur bagian, macam macam jenis dan contoh surat resmi secara lengkap. Semoga bermanfaat dan jangan lupa ikuti postingan lainnya.