Pengertian Manajemen Event, Jenis, Tahap Pelaksanaan dan Karakteristik Manajemen Event (Event Management) Lengkap

Posted on

Pengertian Manajemen Event, Jenis, Tahap Pelaksanaan dan Karakteristik Manajemen Event (Event Management) Menurut Para Ahli Lengkap – Event Management atau Manajemen Event adalah pengorganisasian sebuah kegiatan yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif. Kegiatannya meliputi konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan.

Dalam event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan harapan. Kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim sangatlah penting.

Pengertian Manajemen Event Menurut Para Ahli

Goldblatt

Menurut Goldblatt (Goldblatt, 2013), Event Management adalah kegiatan profesional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran dan reuni, serta bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan, melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan.

Noor (2009:179)

Menurut Noor, Manajemen Event adalah suatu pengorganisasian suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh komunitas atau lembaga yang dikelola secara profesional, efisien, dan efektif dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan kegiatan selesai.

Pengertian Event

Event adalah suatu agenda, kegiatan atau festival tertentu yang menunjukkan, menampilkan dan merayakan untuk memperingati hal-hal penting yang diselenggarakan pada waktu tertentu dengan tujuan mengkomunikasikan pesan-pesan kepada pengunjung.

Selain itu ada beberapa pengertian event menurut para ahli, diantaranya yaitu:

  • Menurut Allen (2002), Event adalah suatu ritual istimewa penunjukan, penampilan, atau perayaan yang pasti di rencanakan untuk mencapai tujuan sosial, budaya atau tujuan bersama.
  • Menurut Sulaksana (2003), Event adalah suatu peristiwa yang diselenggarakan untuk mengkomunikasikan pesan tertetu kepada audiens sasaran.
  • Menurut Kennedy (2009), Event adalah pameran, pertunjukan atau festival dengan syarat ada penyelenggara, peserta dan pengunjung.

Jenis-Jenis Event

Menurut Noor (2009), terdapat empat jenis event diantaranya yaitu:

Leisure Event, yaitu kategori event yang berkembang banyak pada kegiatan keolahragaan yang di dalamnya memiliki unsur pertandingan dan mendatangkan banyak pengunjung.

Personal Event, yaitu kategori event yang kegiatan didalamnya melibatkan anggota keluarga atau teman dimana kategori event ini dapat dikatakan lebih sederhana. Contohnya pesta pernikahan dan lain sebagainya.

Cultural Event, yaitu jenis event yang kegiatannya identik dengan budaya atau memiliki nilai sosial yang tinggi dalam tatanan masyarakat. Dengan perkembangan dan kemajuan teknologi yang semakin pesat mendorong pula penyelenggaraan cultural event terkemas lebih menarik serta mampu menyesuaikan dengan situasi serta kondisi pada era modern sehingga menjadi suatu susunan serta padu padan yang berkesan.

Organizational Event, yaitu bentuk event yang diselenggarakan pada organizational event adalah kegiatan yang disesuaikan dengan tujuan organisasi. Contoh bentuk organizational event diantaranya pameran/expo.

Berdasarkan ukuran dan skala event, menurut Abdullah (2009) ada tiga jenis event diantaranya yaitu:

Mega Event, yaitu event yang merujuk pada kriteria diikuti pengunjung internasional, regional setidaknya lima negara, pengunjung dalam jumlah total keseluruhan berdasarkan total durasi (lama) kegiatan lebih dari satu juta orang pengunjung, investasi yang lebih besar, keuntungan lebih besar, berdampak besar pada ekonomi masyarakat dan diliput oleh media secara luas. Contoh mega event diantaranya Olimpiade, Piala Dunia, MTQ internasional.

Medium Event, yaitu event dengan kegiatan event menengah yang dikunjungi antara seratus ribu orang sampai dengan satu juta orang pengunjung, berdampak secara nasional.

Mini Event, yaitu event dengan kegiatan yang diikuti oleh kurang dari seratus ribu orang pengunjung dan bersifat lokal.

Tahap Pelaksanaan Event

Menurut Goldblatt (2002), sebuah event yang sukses mempunyai lima tahapan penting yang harus diperhatikan, diantaranya yaitu:

Research
Dalam melaksanakan sebuah event terdapat lima pertanyaan (why, who, when, where, what) yang bisa digunakan dalam memutuskan pelaksanaan sebuah event, yaitu:

  • kenapa suatu event harus diadakan?
  • siapa publik dari event yang akan diadakan?
  • kapan event akan diadakan?
  • dimana event akan diadakan?
  • apa yang akan ditampilkan pada event?.

Setelah menjawab kelima pertanyaan tersebut, lalu dilakukan analisis SWOT (strenght, weakness, opportunity, threats) untuk mendapatkan dan memastikan semua tahapan berjalan dengan sistematis.

Design
Ide baru bisa membantu membuat aktivitas yang sesuai dengan tujuan pelaksanaan event yang bisa dilakukan dengan cara brainstorming dan mind mapping. Kreativitas harus sangat didukung oleh event manager, karena pada akhirnya produk yang ditawarkan berupa seni kreatif. Kreativitas merupakan hal utama dalam setiap proses manajemen event.

Brainstorming dan mind mapping yaitu kegiatan dimana semua anggota dikumpulkan dan mengajukan ide masing-masing selanjutnya dihubungkan dan dikonstruksi menjadi satu filosofi event yang mencakup keuangan, sosial, budaya dan aspek penting lainnya dalam pelaksanaan sebuah event.

Brainstorming berfokus mengenai tema dan konsep acara, bagaimana dekorasi dan artistik, hiburan yang disajikan, strategi komunikasi yang akan digunakan, dan sebagainya. Pada tahap ini juga dilakukan studi kelayakan event untuk menyaring ide kreatif yang muncul. Studi kelayakan tersebut memperhatikan terkait anggaran biaya, sdm juga kondisi politik.

Planning
Planning atau perencanaan adalah tahap paling lama dalam proses manajemen event. Bila pada tahap research dan design dilakukan dengan baik maka tahap perencanaan bisa dilakukan dengan mudah. Tapi bila research dan design belum dilakukan dengan baik maka akan sangat mungkin terjadi ketidaksesuaian pada tahap perencanaan dan dilakukannya pergantian pada rencana utama dengan rencana pengganti.

Dalam tahap perencanaan melibatkan penggunaan tiga dasar hukum yakni waktu, tempat, serta tempo. Kejelian dalam memanfaatkan ketiga hal tersebut akan sangat mempengaruhi hasil dari event yang diselenggarakan.

Coordination
Koordinasi merupakan tahap yang paling banyak dilakukan saat pelaksanaan atau eksekusi pada tahap sebelumnya yaitu mengeksekusi rencana yang telah dibentuk dengan matang. Pada tahap ini peran event manager sangat penting di mana event manager dihadapkan pada banyak pilihan yang mengharuskan pengambilan keputusan demi keputusan dilakukan dengan profesional sehingga berdampak baik pada hasil dari event yang diselenggarakan.

Evaluation
Evaluasi yaitu tahap dimana dilakukan penilaian pada event dari tahap pertama hingga event telah selesai diselenggarakan. Penilaian pada evaluasi sendiri berfungsi untuk menjadi bahan acuan pada penyelenggaraan event serupa yang akan diselenggarakan selanjutnya.

Evaluasi merupakan proses penilaian, pengukuran akan efektivitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan. Data yang diperoleh dari hasil evaluasi tersebut akan digunakan sebagai analisis situasi dalam program berikutnya. Hal ini bertujuan untuk melihat keberhasilan dari acara tersebut dan melihat kelebihan dan kelemahan acara.

Karakteristik Event

Menurut Noor (2009), karakteristik atau ciri-ciri event yang bagus yaitu:

Uniquenesses. Keunikan dapat berasal dari peserta yang ikut serta, lingkungan sekitar, pengunjung pada event tersebut dan beberapa hal lainnya.

Perishability. Ini merupakan kemungkinan terjadinya event yang tidak sesuai dengan rencana atau acara tidak hidup sehingga kurang memuaskan, jika event tidak dikemas dengan baik maka target yang ingin dicapai tidak akan tercapai.

Intangibility. Bagi penyelenggara ini merupakan tantangan untuk mengubah bentuk pelayanan intangible menjadi sesuatu yang berwujud sehingga sekecil apapun wujud yang digunakan dalam event dapat mengubah persepsi pengunjung.

Personal Interaction. Keterlibatan aktif atau kontribusi penonton pada event berperan besar dalam kesuksesan sebuah event.

Demikian pembahasan tentang “Pengertian Manajemen Event, Jenis, Tahap Pelaksanaan dan Karakteristik Manajemen Event (Event Management) Lengkap“, semoga bermanfaat dan jangan lupa ikuti postingan kami berikutnya.

Rate this post